L'obbligo di iscrizione al VIES è stato introdotto dall'art. 27 del decreto legge n. 78/2010, per adeguare il nostro ordinamento a quanto previsto in sede comunitaria. I soggetti che intendono effettuare operazioni intracomunitarie devono ottenere una preventiva autorizzazione da parte dell’Agenzia delle Entrate con successiva iscrizione nell’archivio informatico dei soggetti Iva operanti in ambito comunitario (VIES = Vat Information Exchange System), se in possesso dei requisiti richiesti. L’obbligo riguarda tutti i soggetti che esercitano attività impresa, arte o professione, nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione. La richiesta può essere fatta anche dai soggetti non residenti che presentano la dichiarazione per l’identificazione diretta ai fini Iva (modello ANR) o che si identificano tramite nomina di un rappresentante fiscale.
 
L'iscrizione per chi è già titolare di partita Iva

Per coloro che, nel momento in cui intendono iscriversi al VIES sono già in possesso di partita Iva, è necessario presentare una specifica istanza indicando l’ammontare presunto degli acquisti e delle cessioni intraUE. L’istanza può essere presentata ad un qualsiasi Ufficio dell’Agenzia delle Entrate (al Centro Operativo di Pescara per i soggetti non residenti che presentano la dichiarazione per l’identificazione diretta ai fini IVA):
direttamente;
a mezzo raccomandata, allegando la fotocopia di un documento di identità del dichiarante;
mediante PEC (Posta Elettronica Certificata). In tal caso all’e-mail va “allegata” l’istanza con la firma digitale oppure la “copia per immagine” della stessa firmata e una fotocopia di un documento di identità del dichiarante.
Ora è disponibile sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate una nuova modalità per l'iscrizione al VIES che richiede l'abilitazione ai servizi telematici Fisconline/Entratel. Una volta effettuato l'accesso il soggetto interessato può inserire la “propria partita IVA «candidata» a entrare nell’elenco VIES”, e una volta confermati i dati visualizzati, la richiesta di iscrizione viene inoltrata all’Agenzia delle Entrate.
I controlli e l'esito della domanda di iscrizione

Entro 30 giorni, l’Agenzia delle Entrate provvede a verificare “che i dati forniti siano completi ed esatti” e a valutare i correlati fattori di rischio. In caso di esito:
negativo, l’ufficio provvede ad emettere motivato provvedimento di diniego che esclude l’inserimento nell’Archivio VIES;
positivo il soggetto viene incluso nell’archivio VIES a partire dal 31° giorno successivo a quello della ricezione dell’istanza.
Successivamente all’inserimento nel Vies, ed entro sei mesi dalla ricezione dell’istanza, l'ufficio effettua una serie di “controlli più approfonditi” quale completamento dell’analisi svolta nei primi 30 giorni.
Ove sussistano specifici profili di rischio, l’ufficio provvede tempestivamente ad emettere un motivato provvedimento di revoca dell'inclusione nell’Archivio VIES.
Il soggetto interessato può verificare l’avvenuta inclusione della propria posizione nell’archivio Vies utilizzando il servizio di verifica online